Trabajando con equipos descubrí que el mejor momento de un Scrum Master para conectar con el equipo es la Retrospectiva, es allí donde el equipo te reconoce y acepta, es ahí donde la magia del marco de trabajo ágil puede suceder y alguien que me ayudó en ese descubrimiento en algún momento fue Carlos Palacio.

La Retrospectiva es ese momento en que el equipo reflexiona, se mira así mismo y define un plan a seguir para ser cada vez mejores.

A lo largo de este tiempo he podido tener diferentes experiencias, trabajando con diferentes equipos en contextos variados, por esto hoy quiero compartirles 5 tips que me han funcionado y que he evolucionado a lo largo del tiempo.

Tip # 1: PREPARACIÓN

Como Facilitadores tenemos la responsabilidad de preparar los diferentes momentos de inspección del equipo, la retrospectiva no escapa a esto, debemos planear con anticipación que queremos obtener del espacio, que preguntas debemos hacer, que herramientas debemos utilizar y sobre esto es importante disponer de una caja de herramientas que nos permita tomar una u otra de acuerdo al momento, un espacio de retrospectiva que permanece igual en el tiempo sin ninguna variación se torna aburrido, empieza a desestimular su realización y a fomentar la pérdida de interés.

Diana Larsen, propone cinco momentos clave para llevar a cabo la Retrospectiva:

1. Preparar el escenario: Es ese momento para romper el hielo, abrir la retrospectiva nos ayudar a traer al equipo a que esté presente, yo sugiero iniciar con una actividad que les haga desconectarse por un momento para luego centrarlos a todos en la retrospectiva.  Es un momento propicio también para conocerse un poco más y generar espacios de confianza.
2. Recopilar datos: En este punto nos interesa saber qué pasó en el sprint, pero Ojo, el punto clave es traer Hechos y Datos, es preciso hacer esta salvedad porque no deberíamos trabajar una retrospectiva en base a apreciaciones, por esto es importante traer los hechos relevantes y las cifras del equipo, por ejemplo el número de historias que logramos terminar, los impedimentos que no logramos resolver, situaciones que se hayan presentado en el equipo, etc.
3. Generar percepción sobre los hechos: Luego de recopilar los datos, es momento de analizarlos, discutir sobre ellos, exponer nuestra opinión sobre lo que se vivió en el sprint y plantear nuestras hipótesis.
4. Decidir qué hacer: Llegados a este punto debemos decidir sobre qué tomaremos acción, elegir dentro de todo lo conversado cuáles serán esas acciones de mejora en las que nos enfocaremos durante el siguiente sprint.
5. Cierre: Tan importante como abrir la retrospectiva es cerrarla, se sugiere cerrar haciendo un resumen de los puntos que se definen para el plan de acción con el fin de obtener la aprobación del equipo y dar por cerrado el espacio. 

Tip # 2: CONECTAR CON EL MOMENTO

Como Facilitadores, es preciso también hacer coaching de equipos en los momentos que se requiera, por esto es importante poder identificar los momentos que vive el equipo y enfocar una retrospectiva que converse con eso, no tiene sentido hacer una retrospectiva de celebraciones cuando el equipo está viviendo momentos de estrés; por esto es importante como decía al inicio tener una caja de herramientas amplia que permita diseñar una retrospectiva acorde al momento que estemos atravesando.  También y no menos importante es tener en cuenta la etapa en que se encuentra el equipo, Tuckman nos propone un modelo de desarrollo de equipos basado en 4 etapas:

1. Formación (Forming): Es la etapa inicial de todo equipo, en la cual se está construyendo el mismo, las personas se están conociendo, aún no hay confianza entre ellos y están entendiendo su misión.
2. Tormenta (Storming): Es la etapa en la cual afloran las diferentes personalidades, empiezan a producirse roces o fricciones y las  diferencias de opinión, es una etapa donde pueden darse los conflictos y aunque es una etapa difícil es necesaria, en ella el equipo aprende a conocerse y a lograr acuerdos, se aprenden alternativas para negocear y resolver los conflictos.
3. Normalización (Norming): Una vez superada la tormenta, el equipo encuentra un propósito, hay una forma de trabajo compartida por sus integrantes, el equipo ya se conoce y hace respetar sus reglas.
4. Desempeño (Performing): Es el momento de la fluidez, el equipo alcanzó la cohesión y ha llegado al alto desempeño.  El equipo es capaz de tomar decisiones y los niveles de motivación son altos, el sentido de pertenencia está desarrollado.

Tip # 3: ESCUCHAR

Mucho se habla de la Escucha, de ser asertivos, de practicar una escucha activa, en este punto quiero hacer referencia no sólo a la capacidad del facilitador para escuchar, sino a fomentar que todos los miembros del equipo sean escuchados, dentro del equipo encontraremos personas con mayor facilidad para expresarse y otras no tanto, por esto el facilitador debe identificar técnicas que le ayuden a todos los integrantes del equipo a expresarse y que se tengan en cuenta las opiniones de todos al momento de tomar decisiones.

Tip # 4: TOMAR ACCIÓN

Un plan de mejora que no trasciende del papel no sirve, es importante que el facilitador se asegure, que lo que se dice en una retrospectiva lleva a una acción, que los planes de mejora se pongan en práctica y que los acuerdos a los que se llega se respeten.

Si esto no sucede, los miembros del equipo pierden el interés por expresarse, porque no hay acciones concretas para solucionar los problemas que se comuniquen.

Tip # 5: COMPARTIR LOS APRENDIZAJES

Finalmente, es importante celebrar los aprendizajes del equipo, que todos conozcan que hemos aprendido así cada uno esté en tareas distintas y podamos poco a poco ir generando un conocimiento compartido.

Bueno, hasta aquí mis tips para una retrospectiva poderosa.

Hasta pronto.